Una base de conocimiento
para CIABER
Organizar el conocimiento existente, mantenerlo vigente y hacerlo consultable desde las herramientas de IA.
El conocimiento documental es el punto de partida
La reunión de seguimiento priorizó construir una base de conocimiento a partir de la documentación que la empresa ya tiene. El primer objetivo es que las herramientas de IA puedan encontrar y consultar información de procesos y del negocio, con acceso controlado y fuentes actualizadas.
No se planteó reemplazar la documentación por la memoria de un modelo ni reentrenarlo con todo el conocimiento de la empresa. Mantener los documentos vivos es parte esencial de la solución.
- Comenzar por contenido documental: procesos, políticas, diagramas, Word/PDF y videos existentes.
- Tomar el repositorio actual como base: ampliar el espacio de “Documentación de procesos y aplicaciones” en Teams/SharePoint; la organización definitiva aún debe evaluarse.
- Resolver acceso y actualización: no todos deben ver lo mismo y la documentación no puede quedar congelada tras la carga inicial.
- Postergar otras capacidades: memoria de interacciones, integración de datos transaccionales y automatizaciones quedan fuera del primer hito.
El valor esperado es reducir la búsqueda manual de información y facilitar el acceso al contexto de negocio. No se acordaron métricas objetivo, presupuesto ni fechas de implementación.
Una visión amplia, un inicio acotado
Una fundación común para la IA
Se expresó la necesidad de ordenar el uso disperso de IA, contar con gobernanza y una capa común de acceso a datos y conocimiento, sin depender de un único proveedor.
Se identificaron oportunidades en consulta documental, asistencia al desarrollo, reportes, facturas y atención externa. La versión 0.1 debía sentar las bases para ese crecimiento.
Primero, la base documental
La conversación aterrizó en las fuentes reales, sus ubicaciones, su vigencia y sus permisos. Se priorizó disponibilizar documentación a las herramientas de IA que ya se utilizan.
La memoria compartida de conversaciones y el acceso a sistemas operativos no se descartan: se separan del primer paso por sus mayores exigencias de diseño y seguridad.
Qué cambia respecto del mapa de oportunidades
El documento de oportunidades sigue siendo el marco general. Este seguimiento acota el trabajo inmediato y registra lo que falta conocer antes de definir la implementación. Las herramientas y arquitecturas sugeridas en aquel documento —incluidos gateway, MCP y almacenamiento vectorial— no deben interpretarse como una selección tecnológica cerrada en la segunda reunión.
La decisión sobre Huawei mencionada en el alineamiento inicial no consta como resuelta en el seguimiento. El ecosistema Microsoft disponible sí fue relevado como contexto para evaluar alternativas.
Documentación accesible, vigente y controlada
- Relevar y organizar documentos existentes y sus ubicaciones.
- Permitir su búsqueda y consulta desde herramientas de IA.
- Contemplar sincronización y actualización del contenido.
- Definir una capa mínima de permisos según área y sensibilidad.
- Aprovechar el contexto y la documentación del proyecto realizado con Snoop.
- Memoria de interacciones y su eventual exposición a otros usuarios.
- Consultas a ERP, Odoo, SQL Server, Fabric y datos operativos.
- Carga automática de facturas y generación de informes.
- Análisis de logs, alertas y problemas recurrentes.
- Actualización documental automática desde cambios en código o sistemas.
Un caso de valor expresado por el cliente
Ante una consulta en planta o una auditoría, recuperar el procedimiento y reconocer el documento donde está formalizado y su fecha. Es un ejemplo de utilidad planteado por Marcelo, no evidencia de una funcionalidad ya implementada.
También se describió el acceso al contexto de negocio como una forma de onboarding de un nuevo integrante. Los videos pueden aportar ese contexto, aunque los procesos allí registrados deban contrastarse con su estado actual.
Qué información existe y dónde está
Este inventario reúne las fuentes mencionadas. Identificar una fuente no implica que su acceso, extracción o incorporación estén resueltos.
| Fuente | Contenido y ubicación | Situación / pendiente |
|---|---|---|
| Proyecto de documentación | Teams/SharePoint: “Documentación de procesos y aplicaciones”. Etapa 1: videos de sesiones. Etapa 2: diagramas navegables y documentos Word. | Punto de partida propuesto. Parte del material quedó desactualizada; los videos aportan contexto de negocio. Relevar vigencia y volumen. |
| Sistema de Gestión de Calidad · ISO Tools | Aplicación web en la nube con gestión documental, perfiles y circuitos de aprobación/versionado. Los originales se elaboran localmente o en OneDrive y se suben al sistema. | Fuente clave para producción y auditorías. Hay APIs transaccionales; no se confirmó acceso documental por API. Preservar la condición de documento aprobado. |
| Normativa externa | Documentación de SENASA, Ministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, entidades certificadoras y otras entidades con las que interactúa la empresa. | Identificar documentos aplicables, ubicación, versiones y mecanismo de actualización. Su mención no confirma una colección centralizada. |
| Procedimientos fuera del SGC | Documentos de otras áreas en el file&print de la compañía. | Evaluar migración u organización en OneDrive/SharePoint para facilitar acceso e indexación. La migración no está ejecutada ni cerrada. |
| Aplicaciones satélite | Documentación relacionada con BISMA, Kalenis e ISO Tools; parte se encuentra en grupos específicos de Teams. | Distinguir manuales y reglas documentadas de los datos dentro de la aplicación. La información de liquidaciones puede requerir restricciones de RR. HH. |
| Repositorios de código | GitHub de la empresa, con Snoop como colaborador. | Fuente técnica potencial. Generar o mantener documentación a partir del código se planteó como posibilidad futura, no como requisito del primer hito. |
| Diseños de etiquetas | Scripts de impresoras en file&print. Transición en curso a Bartender para gestión visual y del ciclo de vida. | Relevar ubicación y versiones. Considerar trazabilidad legal, comercial y sanitaria antes de definir su incorporación. |
Datos operativos: contexto para el roadmap
Se describió un circuito de múltiples fuentes —SQL Server de producción, sistemas satélite y ERP anterior— hacia un SQL Server de reporting, que alimenta Microsoft Fabric en Azure y los dashboards. La migración a Odoo se anunció para iniciar en noviembre de 2026; esto refleja lo informado en la reunión, no una verificación de su estado actual.
El acceso a estos datos y sus automatizaciones se consideró valioso, pero se dejó para después del foco documental inicial.
La carga inicial no alcanza
Vigencia y aprobación
Se reconoció que no existe un proceso sostenido que mantenga viva toda la documentación. Diego señaló desactualización importante en los procesos relevados; Marcelo matizó que los cambios anuales podrían ser acotados. En ambos casos, el desafío es incorporar la actualización al trabajo habitual.
Se planteó aprovechar los circuitos existentes de aprobación y versionado, especialmente en calidad, para reflejar los cambios en la base de conocimiento. El mecanismo concreto de sincronización y la frecuencia deben definirse.
Permisos por dominio
RR. HH., contabilidad, calidad, desarrollo y Dirección no necesariamente deben acceder al mismo contenido. Hoy cada aplicación administra su propio esquema y existen procedimientos de solicitud de accesos, pero no hay un mapa corporativo transversal de usuarios, aplicaciones y permisos.
Se consideró apoyarse en Azure AD/Microsoft 365 para la capa de acceso cuando corresponda. Falta traducir las restricciones de cada dominio a reglas para la base de conocimiento. La memoria de conversaciones requeriría además decidir qué puede compartirse y con quién.
Infraestructura y experiencia de uso
La infraestructura relevada es predominantemente Microsoft: Microsoft 365, Teams, SharePoint, OneDrive, Azure, Azure AD y Fabric, en el tenant de Compañía Bernal. En la reunión se indicó que no se utilizan servicios de Amazon ni Google.
El uso de IA sigue siendo principalmente personal y disperso, con herramientas de Anthropic/Claude y OpenAI. Se procurará aprovechar interfaces conocidas y reducir fricción; no se eligió un cliente común ni se acordó desarrollar una interfaz propia.
Decisiones que condicionan la implementación
- ¿Centralizar documentos o conectar cada fuente?
Se evaluarán conectores por sistema frente a un proceso estándar sobre un repositorio central. Ampliar el SharePoint existente es un punto de partida, pero no resuelve por sí solo toda la arquitectura.
- ¿Cuál es el volumen real y el estado del material?
Se necesitan cantidades, formatos, dispersión, vigencia y frecuencia de cambio para dimensionar la ingesta. Guillermo solicitó concretar este relevamiento.
- ¿Cómo obtener documentos aprobados de ISO Tools?
Confirmar si existe una API documental o una alternativa de extracción/sincronización y cómo preservar versión, fecha y aprobación.
- ¿Quién puede consultar cada dominio?
Definir permisos para información sensible y su relación con las identidades de Microsoft 365. No asumir que el acceso a la base habilita acceso a toda la compañía.
- ¿Cómo se mantendrá vigente cada fuente?
Definir responsables, puntos de entrada para cambios y relación con flujos de aprobación existentes. Los responsables por dominio aún no están formalmente asignados.
- ¿Con qué solución técnica y cliente se iniciará?
Evaluar alternativas tras conocer las fuentes y sus restricciones. No se cerraron proveedor, conector, almacenamiento, interfaz, costos ni cronograma del piloto.
Próximos pasos registrados
| Responsable | Acción | Carácter |
|---|---|---|
| Marcelo Garzón | Agregar a Guillermo como invitado a la organización y al grupo de Teams “Documentación de procesos y aplicaciones”. | Compromiso explícito. Ejecución no verificada. |
| Guillermo Rodríguez | Enviar recapitulación con las fuentes, preguntas y notas; pedir información concreta, incluido volumen documental. | Compromiso explícito. Este documento no implica que el correo haya sido enviado. |
| Guillermo Rodríguez | Evaluar alternativas para centralización e ingesta y cómo mantener viva la base con menor esfuerzo operativo. | Evaluación técnica pendiente. |
| Equipo CIABER / Bernal | Sumar documentación al repositorio existente y relevar material disperso, incluidos sistemas satélite y normativa. | Línea de trabajo planteada; falta distribuir responsables específicos. |
| Coordinación conjunta | Definir repositorios, ubicación de documentos y permisos, como propuso Jarvis. | Propuesta de organización; sin responsable único ni cierre técnico. |
Secuencia sugerida para ordenar el avance
La siguiente secuencia es una síntesis operativa de la consultoría; no un cronograma aprobado en la reunión.
- Habilitar el acceso inicial
Acceder al repositorio existente y reunir referencias a las demás fuentes.
- Relevar contenido y restricciones
Identificar volumen, formatos, documentos vigentes, dominios sensibles y posibilidades de extracción.
- Definir repositorios y actualización
Comparar centralización y conectores; acordar cómo se incorporan cambios aprobados y quién los mantiene.
- Acotar una primera consulta documental
Proponer un conjunto de documentos y preguntas de negocio, junto con usuarios habilitados. El alcance y los criterios del piloto deberán acordarse.
Fuentes y notas de lectura
Síntesis elaborada a partir de los archivos locales de reunión y del documento antecedente. Las transcripciones pueden contener errores. No se verificó la ejecución de compromisos, el acceso a sistemas ni el estado posterior de los proyectos. Las menciones regulatorias identifican fuentes a relevar y no constituyen un análisis normativo.